Credenciais para eventos: saiba por que são tão importantes

Por que as credenciais para eventos são tão importantes? Qual o papel das credenciais na organização dos eventos e até mesmo em outras situações do dia a dia?

Estamos falando em eventos, porém há muitas situações em que as credenciais se fazem necessárias, sempre com ênfase na organização e na segurança.

Você já deve ter assistido a um daqueles filmes de espionagem, ficção científica ou aventura em que o personagem se depara com aquele aviso: “Área Restrita”. Alguém, em seguida, pede sua credencial. O que vem depois depende da imaginação do autor.

Credencial é Segurança

No caso acima, o uso de credenciais está ligado à segurança. Ao exigir credenciais, você impede pessoas não autorizadas de entrarem em áreas restritas, que só podem ser acessadas por pessoas de confiança, diretamente envolvidas em algum projeto ou habilitadas a lidar com os riscos ambientais.
Imagine uma segunda situação.

Pense em uma coletiva de imprensa. Coletivas de imprensa são concedidas em salas de imprensa. Como controlar o acesso, de modo que só estejam
presentes jornalistas e fotógrafos credenciados, sem a presença de pessoas estranhas?

Já pensou em como seria conceder uma coletiva de imprensa numa sala de imprensa entupida de gente? Como é que os fotógrafos e jornalistas trabalhariam num ambiente assim? Por essa razão, as credenciais são liberadas a um grupo restrito, que caiba confortavelmente no espaço reservado à entrevista, de modo a garantir que esta transcorra dentro da normalidade.

Estamos, pois, diante de um caso em que as credenciais são imprescindíveis para a organização do evento, pois uma coletiva de imprensa não deixa de ser um.

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Organização

Concluímos, portanto, que as credenciais estão diretamente ligadas a organização e segurança. Isso fica mais evidente quando falamos de um grande evento de longa duração.

Referimo-nos a shows, concertos musicais, seminários, feiras de negócios e outros de mesmo porte. Nesses casos, não há dúvidas, tanto está presente a necessidade de prover organização quanto segurança.

Você já reparou que quando se vai a um seminário as pessoas precisam se identificar na recepção? Imagine um seminário com previsão de duração de dois dias.

As pessoas precisam circular, sair para almoçar, resolver problemas, ir ao banco… Já pensou como seria caso tivessem que se identificar cada vez que passassem pela recepção?

Ao contrário disso, quando se identificam na recepção, os participantes ganham uma credencial. Com ela, podem circular livremente, entrar e sair sem serem incomodados.

Ao mesmo tempo, é mais fácil para os vigilantes manterem a segurança, evitando a entrada de pessoas não credenciadas.

Pensemos, então, numa feira de negócios, com áreas restritas ao pessoal de logística, pessoal de cozinha e expositores.

Como identificar toda essa gente a não ser fazendo com que cada grupo tenha uma credencial específica, cujo porte habilite as pessoas a usar a respectiva área restrita.

Além de manter a organização, é uma questão de segurança evitar que estranhos tenham acesso a áreas restritas.

As credenciais como divulgadoras de marcas

Lembremos que todo evento é uma experiência. Todo evento, aliás, é estruturado para ser uma boa experiência para os convidados. A marca dos organizadores e patrocinadores precisa, portanto, estar presente em cada detalhe.

Um desses detalhes são as credenciais. Isso implica dizer que as credenciais para evento devem ser personalizadas, contendo, além do nome da pessoa que as está portando, a logomarca da empresa que organizou e/ou patrocinou o evento.

Pode parecer algo banal, mas quantas vezes já estivemos em eventos e não sabemos até hoje quem os organizou? É porque, na maioria das vezes, quem organiza não aparece, está sempre por trás das cortinas.

Por isso, é fundamental, também, que o staff use credenciais, de modo a
divulgar a empresa organizadora.

Identificação

É essencial que conste na credencial o nome do convidado, funcionário ou participante.

Em caso de qualquer suspeita, é possível solicitar que a pessoa apresente documentos para verificar se conferem com o nome gravado na credencial.

Além disso, eventos reúnem pessoas que não se conhecem. É bastante delicado e cordial você poder chamar alguém pelo nome.
Economia e discrição

É evidente que há outras formas de você identificar as pessoas e o próprio evento, mas a credencial é, sem dúvida, a forma mais econômica e discreta. Camisetas ficam muito bem em eventos políticos. Depois é só sair à rua fazendo outdoor móvel para o candidato a deputado.

Tirando essas situações extraordinárias, a descrição e a elegância devem, preferencialmente, prevalecer. Ninguém vai escrever o nome do participante do evento em uma camiseta.

Convenhamos que é algo para lá de estranho, quando não extravagante.
Mesmo quando o objetivo é divulgar a marca, a credencial é a forma mais discreta e econômica.

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